Основные моменты делопроизводства организации

Информация может быть не достоверна

Делопроизводство существует в каждой организации, независимо от направления её деятельности, правовой формы и т.д. Основной задачей делопроизводства является организация работы с документами. Однако, нельзя сказать, что в каждой организации делопроизводство организовано идеально, отвечая всем требованиям и стандартам.

Зачастую, всю работу, связанную с делопроизводством и документооборотом, выполняет один сотрудник, который ограничивается базовым набором функций, таких как, например, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, а также регистрацией приказов руководителя.

Итак, определим понятия, которые чаще всего путают: «делопроизводство» и «документооборот».
Документ - это базовый инструмент управления. Управление организацией осуществляется через документы.

Системы документооборота занимаются тем, что хранят документы, их историю, обеспечивают их перемещение по организации, помогают отслеживать выполнение работ, для которых документ готовился. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) - отрасль деятельности, обеспечивающая документированное и организацию работы с документами. 

Различные виды документов были известны человечеству с древнейших времен. Документы возникли вместе с письменностью - сначала как средство учета имущества и отношений, а затем стали средством общения, передачи информации.

Накопление опыта официально-делового письма выражалось в появлении устойчивых, повторяемых образцов обращений в текстах документов, то есть типовых форм часто употребляемых документов, официально-деловая письменная речь пополнялась значительным количеством новых слов и оборотов. Что привело к необходимости разработки единых стандартов документов, к приведению делопроизводства в соответствие с государственными стандартами.

Основное значение делопроизводства - единообразие изложения документов по установленным образцам.
С развитием, любая организация приходит к необходимости организовывать систему делопроизводства, которая включает в себя следующие моменты:
- организация документооборота. Документооборот охватывает всю последовательность перемещений документов в аппарате управления, в ходе которых осуществляются операции по приему, передаче, рассмотрению, подготовке, оформлению и отправке документов. Рационально организованный документооборот обеспечивает оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени;
- система регистрации и учёта документов;
При создании системы регистрации немаловажное значение имеет выбор формы регистрации документов: традиционной (использование журналов) или автоматизированной (на основе компьютерных технологий).
- организация архивного хранения документов, позволяющая систематизировать исполненные документы и формировать их в дела. Для проведения этой работы необходима номенклатура дел. Номенклатура дел - перечень заголовков дел, создаваемых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения.

Наладив работу в данных направлениях, можно говорить о том, что в организации существует система делопроизводства.
Однако, помимо базовых моментов, необходимо учесть и следующие её составляющие:
- в каждой организации должна быть составлена собственная инструкция по делопроизводству - нормативный документ, утверждаемый руководителем организации и являющийся обязательным для всех работников организации. Инструкция по делопроизводству определяет и закрепляет технологию создания, обработки, переработки, хранения и использования документов в управленческой деятельности организации;
- должны быть разработаны бланки документов. Следует учитывать, что при подготовке организационно-распорядительных документов важное значение имеет корректное оформление реквизитов, состав которых определяется ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Кроме этого данный ГОСТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.
- также должна быть разработана система контроля исполнения документов.

Работа с деловой документацией - важный аспект деятельности любой организации. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в документах находят свое выражение планы организации, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. От состояния работы с документами во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их реализации и в целом эффективность работы организации.

Арсланова Ю.И.